PRESENTASI BISNIS

A.  Pengertian Presentasi 

    Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak hadirin. Berbeda dengan pidato yang lebih sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering dibawakan dalam acara bisnis. Tujuan dari presentasi bermacam-macam, misalnya untuk membujuk (biasanya dibawakan oleh wiraniaga), untuk memberi informasi (biasanya oleh seorang pakar), atau untuk meyakinkan (biasanya dibawakan oleh seseorang yang ingin membantah pendapat tertentu). Salah satu bagian dari proses presentasi adalah manajemen waktu. Suatu saat, Anda mungkin pernah merasa bosan mengikuti sebuah presentasi, entah kuliah, seminar, atau semacamnya. Kebosanan mungkin berasal dari cara penyampaian penyaji, misalnya berbicara monoton, tanpa intonasi yang pas, bersuara pelan, terkesan tidak bersemangat, gayanya membosankan, dan sebagainya.

 B.     Teknik Presentasi

1.      Prinsip Motivasi

What, apa yang dibicarakan?

Who, siapa yang diajak berbicara?

When, kapan seorang pembicara itu melakukan pembicaraan?

Where, dimana seorang pembicara melakukan pembicaraan?

Why, mengapa ia melakukan pembicaraan?

 How, bagaimana ia cara melakukan pembicaraan? 

2. Prinsip Perhatian

Pendengar akan memperhatikan pembicara apabila yang dibicarakan itu bersifat menarik. Dengan kata lain pendengar akan mempunyai minat mendengarkan apabila pembicara dalam menyampaikan informasinya melakukan sesuatu hal yang menarik, baik itu bersifat aneh, lucu, sesuai kebutuhan dan bersifat menegur.

 3.      Prinsip Kegunaan

Prinsip ini menghendaki pembicara untuk menentukan terlebih dahulu kegunaan dari uraian ceramah yang akan disampaikan. Hal ini bertujuan agar pendengar tidak mempunyai rasa penasaran, mengapa seorang pembicara menyampaikan informasi tersebut kepada pendengar.

4.      Prinsip Keindraan

Prinsip ini menghendaki seorang pembicara untuk menggunakan alat yang berhubungan dengan panca indera dalam melakukan pembicaraan atau presentasi. Alat peraga berfungsi untuk memperkenalkan topik pembicaraan dengan dibantu oleh peragaan-peragaan visual lainnya. Hal ini membantu pembicara dalam mengatakan suatu hal atau kata demi kata. Contoh alat peraga yang sering digunakan pada waktu presentasi yaitu: OHP (Overhead Projector), slide, video, tape, grafik, gambar, brosur dan lain-lain.

5.      Prinsip Ulangan

Prinsip ini mengharuskan pembicara untuk mengulang kembali materi yang diutarakan, hal ini supaya pendengar lebih mudah mengingat apa yang disampaikan. Prinsip ulangan ini biasanya menekankan suatu topik/maksud yang penting dari isi presentasi. Oleh karena itu, agar informasi yang penting dari suatu presentasi dapat ditangkap dan mudah dimengerti, hendaknya seorang pembicara mengungkapkannya secara berulang-ulang.

6.       Prinsip Pengertian

Ketika mempresentasikan suatu hal, seorang pembicara dalam menyampaikan informasi perlu menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh para pendengar. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam menangkap informasi yang diberikan kepada para pendengar. Oleh karena itu, ketika ada pembicaraan yang kurang dimengerti oleh pendengar hendaknya diperjelas atau diberi pengertian.

  

C.  Jenis Presentasi

       1. Presentasi Dadakan (Impromptu)

Pembicaraan impromptu merupakan jenis presentasi yang dilakukan secara mendadak tanpa persiapan apapun. Dalam hal ini pembicara ditunjuk langsung untuk menyampaikan informasi kepada para pendengar, tanpa melakukan persiapan segala sesuatunya, baik itu mengenai tema pembicaraan maupun alat bantu yang digunakan, sehingga perasaan pembicara akan mengejutkan. Ada beberapa kelebihan dan kelemahan apabila menggunakan jenis presentasi dadakan atau impromptu.

·  Kelebihan: informasi yang disampaikan sesuai dengan perasaan pembicara yang sesungguhnya,kata atau suara yang keluar merupakan hasil spontanitas,membuat pembicara terus berpikir selama menyampaikan informasi.

·                  Kelemahan: informasi yang disampaikan tersendat-sendat, karena membutuhkan waktu untuk berpikir dan mengolah kata,tidak berurutan/sistematis dalam penyampaiannya, karena secara mendadak untuk menyampaikan informasi,terjadi demam panggung, karena belum ada persiapan apapun mengenai apa yang harus disampaikan.

2. Presentasi Naskah (Manuscript)

Presentasi naskah merupakan jenis presentasi dimana dalam menyampaikan informasinya, seorang pembicara melakukannya dengan membaca naskah. Tidak sedikit orang dalam menyampaikan informasi menggunakan naskah berupa teks. Setiap kata-kata yang keluar merupakan hasil dari sebuah naskah, pembicara melupakan tugasnya yang utama yaitu melakukan kontak mata dengan pendengar. Jadi dapat dikatakan pembicara bukan menyampaikan pidato, tetapi membacakan naskah pidato.

·             Kelebihan: penyampaian dilakukan secara berurut/sistematis, kata yang keluar diungkapkan secara baik dan benar,tidak terjadi kesalahan dalam penyampaiannya.

·             Kelemahan: pendengar akan merasa bosan dalam mendengarkannya, bagi pendengar tidak termotivasi untuk mendengarkannya, tidak menarik dalam menyampaikan informasinya, terlalu sibuk akan membaca naskah sehingga tidak melakukan kontak mata dengan pendengar seolah-olah acuh tak acuh terhadap pendengar.

3.      Presentasi Hafalan (Memoriter)

Jenis presentasi yang dilakukan menghapal dari teks yang telah disediakan. Berbeda dengan jenis manuscript, memoriter tidak menggunakan naskah dalam penyampaiannya, pembicara hanya melakukan persiapannya dengan menghafal dari teks dimana isinya mengenai informasi yang akan disampaikan. Kelebihan dan kelemahannya hampir sama dengan manuscript. Jenis ini sangat buruk untuk dilakukan, karena apabila melupakan kata-kata dari naskah maka presentasi yang dilakukan akan terjadi kegagalan.

4.      Presentasi Ekstempore

Jenis Ekstempore merupakan jenis presentasi yang paling baik untuk dilakukan dibanding jenis lainnya. Pembicara mempersiapkan materi dengan garis besarnya saja, kemudian pada saat presentasi akan dijabarkan secara mendetail.

·            Kelebihan: pembicara dapat menyampaikan informasi secara jelas, karena ada persiapan sebelumnya, dapat menyampaikan secara sistematis/berurutan, kemungkinan besar pembicara dalam menyampaikannya menarik perhatian pendengar, karena tidak berpedoman kepada naskah ataupun hafalan, tetapi tidak melenceng dari garis besar materi, lebih leluasa dalam penyampaiannya, pembicara dapat melakukan kontak mata dengan pendengar, sehingga akan terlihat apakah pesan yang disampaikan menarik atau tidak.

·            Kelemahan: perlu memiliki wawasan yang cukup mengenai tema yang akan dibicarakan, membutuhkan waktu yang lama dalam persiapan presentasi, bagi pemula, sulit untuk dilakukannya karena membutuhkan keahlian dan pengalaman yang cukup.

D. Syarat Presentasi

a. Menguasai materi dan bahasa dengan baik

b. Mempunyai keberanian

c. Memiliki ketenangan sikap

d. Sanggup menampilkan gagasan secara lancar dan terature.

e. Sanggup mengadakan reaksi yang cepat dan tepat terhadap situasi apapun yang mungkin timbul saat presentasif.

f.  Memperlihatkan sikap yang tidak kaku dan tidak canggun

E. Tujuan Presentasi

       1.    Menyampaikan informasi

Banyak pada perusahaan-perusahaan melakukan presentasi hanya bertujuan menyampaikan berupa informasi saja. Informasi/pesan yang disampaikan bisa bersifat biasa, penting atau bahkan rahasia. Perusahaan mengundang seseorang yang dianggap pantas untuk menyampaikan informasi sesuai tema yang telah ditentukan. Dalam hal ini pembicara memiliki keahlian sesuai dengan bidang dan pengalamannya.

2.    Meyakinkan pendengar

Presentasi yang dilakukan berisikan informasi-informasi, data-data dan bukti-bukti yang disusun secara logis sehingga informasi yang disampaikan dapat membuat seseorang atau kelompok orang merasa yakin. Semula yang asalnya memiliki unsur ketidakjelasan dan ketidakpastian sehingga ketika diadakan presentasi oleh pembicara, seseorang/kelompok orang tersebut menjadi yakin atas informasi yang diberikan.

3.    Menghibur pendengar

Pada era globalisasi ini banyak acara-acara hiburan pada penayangan televisi. Acara hiburan tersebut dipimpin oleh presenter yang handal, tujuannya untuk menghibur para penonton. Prensenter dituntut untuk melakukan pembicaraan yang sifatnya menghibur tetapi relevan dan profesional sehingga para penonton televisi dapat menikmati acara tersebut. Selain acara televisi, acara hiburan yang lainnya dapat kita temukan pada pesta perayaan-perayaan. Contoh: pesta perayaan pernikahan, ulang tahun dan lain-lain. Presenter ditugaskan untuk berbicara dan menyelipkan kata-kata yang dapat menghibur para tamu yang hadir pada pesta perayaan tersebut.

4.    Memotivasi dan menginspirasi pendengar untuk melakukan suatu tindakan

Demi tercapainya suatu tujuan perusahaan, seorang pimpinan dituntut untuk mengarahkan dan membimbing para karyawannya agar dapat bekerja secara maksimal dan tidak lupa untuk memperhatikan kualitasnya. Selain diberi arahan dan bimbingan, pimpinan perusahaan juga dapat melakukan motivasi agar para karyawannya dapat bekerja dengan semangat yang tinggi. Kegiatan memotivasi tersebut dapat dilakukan dengan mengadakan suatu forum. Forum tersebut terdiri dari para karyawan dimana bertindak sebagai pendengar, sedangkan yang bertindak sebagai pembicara yaitu pihak pimpinan perusahaan itu sendiri. Pimpinan bertugas untuk menyampaikan informasi yang bersangkutan dengan tujuan perusahaan serta memotivasinya, baik dengan cara mempromosikan karyawan maupun kenaikan gaji karyawan.

5.    Melakukan penjualan

Tujuan presentasi yang keempat yaitu melakukan penjualan. Hal ini bersangkutan dengan perusahaan yang ingin mempromosikan suatu produk tertentu. Perusahaan menugaskan kepada salah seorang atau kelompok karyawan untuk mempromosikan produknya kepada calon pembeli. Karyawan tersebut dibekali pengetahuan mengenai produk dan dibantu dengan alat bantu peraga untuk memudahkan penyampaian pesan.

6.    Membuat suatu ide atau gagasan

Presentasi yang dilakukan hanya bertujuan untuk memunculkan suatu ide/gagasan dari para peserta pendengar. Tipe tujuan ini biasanya diterapkan pada suatu perusahan/organisasi yang mengalami suatu masalah yang sulit untuk dipecahkan sehingga membutuhkan pendapat/argumen orang lain untuk memecahkannya. Forum yang dilakukan sering dikenal dengan istilah rapat. Perusahaan mengundang peserta rapat yang dianggap penting baginya serta dapat memunculkan suatu ide/gagasan sehingga secara tidak langsung dapat membantu suatu tujuan perusahaan.

7.    Menyentuh emosi pendengar

Tujuan yang keenam yaitu untuk menyentuh emosi pendengar. Dalam hal ini pembicara bertugas untuk melakukan pembicaraannya yang dapat menyentuh perasaaan/emosi seseorang. Sebagai contoh pembicara melakukan presentasi kepada para pendengar mengenai korban bencana yang terjadi akhir-akhir ini. Presentasi yang dilakukan pembicara membuat pendengar merasa tersentuh untuk membantu para korban bencana dengan cara menyumbangkan sebagian hartanya.

8.    Memperkenalkan diri

Presentasi demikian biasa digunakan ketika melakukan wawancara, seperti seseorang yang melamar pekerjaannya kemudian ia memperkenalkan dirinya dengan menyebutkan data pribadi dan daftar riwayat hidupnya kepada pihak yang menanyakan.

F. Presentasi Efektif

Tujuh tips berikut untuk membuat presentasi Anda efektif :

1.    Mulailah Dengan Cerita

Jika Anda sering memperhatikan pembicara besar, mereka akan memulai dengan cerita. Cerita mudah diingat dan kita semua senang mendengarkannya. Masih ingat cerita masa kecil yang dikisahkan oleh kakek, nenek, ayah atau ibu Anda dulu? Saya yakin Anda masih ingat sampai sekarang.

2.    Keep It Simple and Straight

Ketika membuat slide, gunakan rumus KISS, keep it simple and straight. Beberapa orang memplesetkannya dengan keep it simple, stupid. Jika Anda ingin jadi presenter berkualitas, slide sederhana yang mudah dipahami jauh lebih bermanfaat dibandingkan slide yang rumit, penuh teks dan melelahkan ketika dibaca.

3.    Tampilkan Apa Yang Benar-Benar Perlu

Sayangi audiens Anda. Mereka tidak bisa mengingat terlalu banyak informasi dalam sebuah kesempatan. Tentukan apa yang penting dan apa yang tidak.

4.    Ciptakan Interaksi Dengan Audiens

Presenter yang baik melakukan interaksi dengan audiens. Caranya bermacam-macam. Anda bisa mengajukan pertanyaan dan memberi kesempatan audiens menjawabnya. Anda juga bisa memakai pernyataan retorika yang tidak perlu dijawab namun akan mengajak audiens untuk berpikir.

5.    The Power of Three

Melanjutkan konsep kesederhanaan, gunakan konsep 3 bagian dalam presentasi Anda. Mengapa angka 3? Karena kita sangat terbiasa dan secara alami mudah mengerti. Presentasi akan selalu dimulai dengan pembukaan, isi, dan penutup.

6.    Paduan Harmonis Slide Visual dengan Ucapan Verbal

Memberikan presentasi merupakan perpaduan antara informasi visual lewat slide dan informasi audio lewat suara Anda. Audiens akan lebih mudah memahami informasi jika apa yang ditampilkan sebagai stimulus visual berpadu harmonis dengan penjelasan verbal. Itu mengapa slide sebaiknya hanya berisi gambar atau kata kunci ringkas yang dapat mewakili sebuah ide.

7.    Presentasi Adalah Pertunjukan

Setiap presentasi layaknya sebuah pertunjukan. Manfaatkan setiap kesempatan memberikan presentasi untuk terus berlatih dan berlatih. Mungkin pada suatu kesempatan Anda berlatih bagaimana membuka presentasi dengan menarik. Pada kesempatan lainnya Anda belajar bagaimana menyusun slide yang sederhana namun efektif. Perbaiki keterampilan Anda satu demi satu.

Di lain waktu, Anda dapat mempraktekkan bagaimana menggunakan gerak tubuh (gesture) untuk memberi penekanan pada presentasi. Atau melatih kualitas vokal suara Anda sehingga terdengar jelas, mantap dan alami di telinga audiens.

Presentasi adalah pertunjukan. Anda bisa terus berlatih dari waktu ke waktu untuk memperbaiki kualitas pertunjukan yang Anda tampilkan. Artis yang tampil maksimal dalam sebuah pertunjukan telah menghabiskan waktu latihan panjang sebelumnya. Anda pun bisa melakukan hal yang sama asalkan terus berlatih dan memperbaiki keterampilan Anda.

G. Pengertian Negosiasi

Negosiasi adalah suatu upaya untuk mengatasi perbedaan pendapat antara kedua belah pihak. Negosiasi juga bisa disebut sebagai perundingan. Seseorang yang melakukan negosiasi disebut negosiator. Dalam melakukan negosiasi seorang negosiator harus memiliki ilmu pengetahuan, ketrampilan dan intuitif dalam melakukan negosiasi. Hal tersebut dikarenakan negosiasi yang baik dan efektif adalah negosiasi yang berdasarkan data riil, akurat, dan faktual. Negosiasi memiliki beberapa karakteristik, diantaranya: a. Senantiasa melibatkan orang, baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok; b. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi.

Negosiasi diartikan sebagai proses penyelesaian konflik, dimana pihak-pihak yang terlibat konflik saling bergantung. Dalam contoh diatas, terjadi peluang terjadi negosiasi ada pada poin pertama : dari sisi manajemen, karyawan sangat berkompeten dan memiliki kontribusi yang besar bagi perusahaan, sedangkan di sisi lain, karyawan merasa membutuhkan perusahaan karena perusahaan memiliki sistem konpensasi, career development dan prospek yang bagus. Terdapat saling ketergantungan, sehingga membuka peluang terjadinya negosiasi.

H. Pola Perilaku Negosiasi

Dalam melakukan negosiasi, setiap pihak dapat menunjukkan empat pola perilaku sebagai berikut:

1.      Moving against (pushing)

Menjelaskan memperagakan, mengarahkan,mengulang-ulangi, menjernihkan masalah, mengumpulkan  perasaan,berdebat, menghimbau, menghakimi, tak menyetujui, menentang,menunjukkan pihak lain

2.      Moving with  (pulling)

Memperhatikan, mengajukan gagasan,menyetujui, meringkaskan gagasan-gagasan pihak lain, menjajagi

3.      Moving away (withdrawing)

Menghindari konfrontasi, menghindarihubungan dan sengketa, menarik kembali isi pembicaraan, berdiam diri,tak menanggapi pertanyaan.

 4.      Not moving (letting be)

Mangamati, memperhatikan, memusatkan perhatian pada “here and now”, mengikuti arus, luwes, menyesuaikan diri dengan situasi dan menyukainya.

I. Tipe Negosiasi

1.      Distributive negotiations, yaitu negosiasi dimana pihak-pihak yang  terlibat di dalamnya saling bersaing untuk mendapatkan keuntungan terbesar dari negosiasi tersebut, sehingga distributive negotiations seringkali disebut win-lose bargaining. Contoh distributive negotiations adalah negosiasi gaji antara manajemen dan karyawan. Di satu sisi, karyawan menginginkan gaji tinggi, sebaliknya, manajemen berusaha menekan gaji serendah mungkin, demi efisiensi organisasi. Semakin sedikit lawan kita mengetahui tentang kelemahan, ataupun preferensi kita yang sebenarnya, maka semakin kuatlah kedudukan kita. Dalam negosiasi gaji karyawan, semakin karyawan tahu bahwa manajemen sangat membutuhkan dia dan takut dibajak perusahaan pesaing, maka semakin kuat pula bargaining dari karyawan untuk meminta gaji yang lebih tinggi. Di satu sisi, apabila manajemen mengetahui, bahwa konpensasi di perusahaan pesaing jauh lebih buruk daripada di perusahaannya, atau keluarga karyawan lebih suka kalau karyawan tersebut bertahan,  maka semakin kuatlah kedudukan manajemen.

2.      Integrative Negotiations : Dalam integrative negotiations, pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi memilih jalur  kooperatif guna mencapai keuntungan maksimal yang mungkin dapat dicapai kedua belah pihak. Mereka memilih saling menuangkan keinginan mereka dalam suatu perjanjian bersama yang saling menguntungkan serta berusaha untuk saling berbagi keuntungan dari negosiasi tersebut. Contoh integrative negotiations adalah negosiasi antara perusahaan dengan suppliernya. Di satu sisi, perusahaan menginginkan harga termurah, namun di sisi lain supplier tentu saja menginginkan harga setinggi-tingginya. Sementara itu, diantara mereka, setelah terjalin hubungan yang cukup lama, secara tidak sadar, muncul kondisi ketergantungan : Perusahan merasa bahwa supplier tersebut adalah yang terbaik di bidangnya, produknya dapat diandalkan, inovatif serta adanya kemudahan klaim , di sisi lain supplier merasa bahwa